PEDOMAN
PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
PERGERAKAN MAHASISWA
ISLAM INDONESIA
1.
PENDAHULUAN
a.
Latar Belakang
Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi
tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh
organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang
dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan PMII, maka
diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib
dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi
yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai
tujuan.
Kecuali untuk
memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi
itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi
segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan
organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan
Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya
keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di lingkungan PMII
dari tingkat Pengurus Besar sampai Rayon.
b.
Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib
Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan
organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut
organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi PMII secara
nasional.
c.
Tujuan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)
bertujuan untuk :
1)
Mempermudah upaya
pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua
tingkatan organisasi PMII.
2)
Menyelenggarakan pola
sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan
organisasi PMII.
3)
Menegakkan wibawa dan
disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan
berorganisasi di kalangan anggota.
d.
Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)
memiliki sasaran sebagai berikut :
1)
Terwujudnya suatu
aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara
nasional.
2)
Terpeliharanya nilai,
jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan
kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.
e.
Landasan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)
berlandaskan pada:
1)
Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga
2)
Keputusan Kongres XVI PMII tahun 2008
2.
PEDOMAN
PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
a.
Pedoman Umum
1)
Surat
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah
sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi
yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut.
Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu
harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a)
Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika
sebagai berikut :
(1)
Nomor surat,
disingkat No.
(2)
Lampiran surat,
disingkat Lamp.
(3)
Perihal surat,
disingkat Hal.
(4)
Si alamat surat,
“Kepada Yth dst”.
(5) Kata pembukaan surat. “Assalamu’alaikum Warahmatullah
Wabarakatuh”
(6) Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami
sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabt senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis
dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin”
(7)
Maksud surat
(8) Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq”,
Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”.
(9) Tempat dan tanggal pembuatan surat
(10) Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.
b)
Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat
khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang
ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi
yang sama.
c)
Jenis surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua
jenis surat, yakni Umum dan Khusus. Surat umum adalah surat biasa yang rutin
diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun
eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan
keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak
organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat; intern dan
ekstern.
d)
Kertas surat.
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat
80 gram dan berkop (kepala surat PMII). Kop berikut amplop berisikan :
(1)
Lambang PMII,
sebagaimana ditentukan pada lampiran AD – ART PMII.
(2)
Tulisan berupa
tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.
e)
Nomor surat
Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan
memiliki nomor yang terdiri atas:
(1)
Nomor urut surat
(2)
Tingkat dan periode
Kepengurusan
(3)
Jenis surat dan nomor
surat
(4)
Penanda tanganan
surat
(5)
Bulan pembuatan surat
(6)
Tahun pembuatan
surat.
2)
Stempel
a)
Bentuk stempel
Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi
berbentuk persegi panjang bergaris
tunggal.
b)
Ukuran stempel
Stempel resmi
organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
c)
Tulisan stempel
Stempel resmi organisasi berisi :
(1)
Lambang PMII
disebelah kiri
(2)
Tulisan disebelah
kanan terdiri atas :
a.
Tingkatan
kepengurusan, baris pertama
b.
Nama organisasi,
baris kedua; “Pergerakan”, baris ketiga; “Mahasiswa Islam” dan baris keempat;
“Indonesia”.
c.
Nama tempat atau
daerah, baris kelima.
d.
Tinta Stempel.
Seluruh jenis stempel
disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna merah.
3)
Buku Agenda
a)
Ukuran Buku
Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai
buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
b)
Model Buku
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar
dan buku agenda surat masuk, model yang
digunakan keduanya sebagai berikut :
(1)
Buku agenda surat
keluar, terdiri atas kolom;
a.
Nomor urut
pengeluaran
b.
Nomor surat
c.
Alamat surat
d.
Tanggal surat;
· tanggal pembuatan
· tanggal pengiriman
e.
Perihal surat
f.
Keterangan
(2)
Buku agenda surat
masuk, terdiri atas kolom
a.
Nomor urut penerimaan
b.
Nomor surat
c.
Alamat surat /
pengirim
d.
Tanggal surat;
· tanggal pembuatan
· tanggal penerimaan
e.
Perihal surat
4)
Buku Kas
a)
Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas,
asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
b)
Model Buku Kas
Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua
tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom;
(1)
Nomor urut penerimaan
(2)
Uraian sumber kas
(3)
Jumlah uang yang
diterima
(4)
Nomor urut pengeluran
(5)
Uraian penggunaan kas
(6)
Jumlah uang yang
dikeluarkan
5)
Buku Inventarisasi
a)
Ukuran Buku Inventarisasi
Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan
ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan
b)
Model Buku Inventarisasi
Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi
menggunakan model buku yang terdiri atas kolom :
(1)
Nomor urut.
(2)
Nama barang.
(3)
Merk barang.
(4)
Tahun pembelian.
(5)
Jumlah barang
(6)
Keadaan barang
6)
Papan Nama
a)
Bentuk
Bentuk papan nama organisasi di semua
tingkatan kepengurusan berbentuk empat persegi panjang
b)
Ukuran Papan Nama
Ukuran papan nama, sesuai dengan ketentuan peraturan
Mendagri No.5 Thn 1986 adalah :
(1) Pengurus Besar; Panjang 200 cm dan lebar 150 cm
(2) Pengurus Koordinator Cabang; Panjang 150 cm dan lebar 135
cm
(3) Pengurus Cabang; Panjang 160 cm dan lebar 120 cm
(4) Pengurus Komisariat; Panjang 140 cm dan lebar 105 cm
(5) Pengurus Rayon; Panjang 120 cm dan lebar 90 cm
c)
Tulisan Papan Nama
Papan nama berisi
tulisan yang terdiri dari :
(1)
Lambang PMII,di sebelah
kiri atas
(2)
Kode wilayah dibagian
bawah lambang PMII
(3)
Nama organisasi
tingkat kepengurusan
(4)
Alamat sekretariat
dibagian bawah
d)
Warna Papan Nama
Papan nama menggunakan warna sebagai berukut :
(1)
Warna dasar biru tua
(2)
Lambang PMII; sesuai
dengan lampiran ART.
(3)
Tulisan; putih
e)
Bahan Papan Nama
Pada dasarnya semua jenis benda pipih dan rata dengan
digunakan sebagai Papan Nama. Namun
yang layak digunakan adalah :
(1)
Triplek dan
sejenisnya
(2)
Kayu Tebal
(3)
Seng dan sejenisnya
7)
Jaket
a)
Warna Jaket
Jaket resmi organisasi disemua tingkatan
menggunakan warna biru muda
b)
Model Jaket
Model jaket resmi organisasi adalah jas tangan panjang
c)
Bahan Jaket
Jaket resmi organisasi terbuat dari bahan-bahan tekstil
yang relatif tebal dan kaku
d)
Atribut Jaket
Jaket organisasi dilengkapi dengan sejumlah atribut
sebagai berikut:
(1)
Lambang PMII,sebelah
kiri bawah
(2)
Nama pengurus,
sebelah kanan atas
(3)
Tingkatan
organisasi,sebelah kiri diatas lambang PMII.
8)
Peci
a)
Warna Peci
Peci organisasi
disemua tingkatan menggunakan warna dasar biru tua
b)
Model Peci
Model peci sama
seperti khas Indonesia dilengkapi dengan garis, strip sebanyak lima warna kuning disebelah kiri.
c)
Bahan Peci
Peci resmi organisasi
terbuat dari bahan tekstil yang tebal dan kaku.
9)
Salempang
a)
Warna salempang
Warna salempang organisasi
memiliki tiga warna, yaitu biru tua, kuning dan biru muda
b)
Ukuran salempang
Salempang organisasi yang resmi berukuran panjang 60 cm
dan lebar 4,5 cm.
c)
Bahan salempang
Salempang resmi
organisasi terbuat dari bahan tekstil yang halus dan berkilap, dilengkapi rompi
dan lencana diujung keduanya.
10)
Lencana
a)
Jenis lencana
Lencana organisasi
dapat dikelompokan kedalam dua jenis,yaitu
lencana besar dan lencana kecil
b)
Warna Lencana
Warna lencana besar memiliki dasar sesuai dengan
bahan,sedang lencana kecil berwarna
dasar putih berlambang PMII sesuai ketentuan lampiran ART.
c)
Bentuk Lencana
Lencana besar berbentuk perisai,sesuai perisai lambang
PMII dengan ukuran tinggi 9 cm dan lebar 7 cm 73 sedang lencana kecil berbentuk
bulat berdiameter 3 cm.
d)
Bahan Lencana
Lencana besar dan
kecil terbuat dari bahan logam,seperti aluminium,seng,dan sebagainya.
e)
Tulisan
Lencana besar hanya berwujud lambang tanpa
tulisan,sedangkan lencana kecil bertuliskan Pergerakan Mahasiswa Islam
Indonesia mengitari lambang PMII.
11)
Kartu Tanda Anggota
a)
Sistematika
Bagian belakang
(1)
Nomor
(2)
Nama
(3)
Tempat Tanggal Lahir
(4)
Alamat Rumah
(5)
Perguruan Tinggi
(6)
Fakultas/Jurusan
(7)
Komisariat
(8)
Tempat dan tanggal
Pembuatan
(9)
Tanda Tangan dan nama
terang pemegang KTA
(10) Tanda Tangan dan nama terang PKC/PC
(11) Stempel PKC/PC
Bagian depan
(1)
Kop dan logo PMII
(2)
Tujuan sesuai dengan
pasal 4 AD PMII
(3)
Tanda tangan dan nama
terang ketua umum dan sekjend PB.
(4)
Pas photo ukuran 2 x
3 disebelah kanan
(5)
Stempel PB PMII
b)
Bentuk
Ditulis dengan block style yaitu bentuk ketikan yang
seluruhnya mulai dari nomor sampai nama penanda tangan berada ditepi yang sama.
c)
Kertas
Kertas KTA berwarna
dasar kuning dan ada back ground lambang PMII
d)
Nomor
Penomoran Anggota PMII disusun sebagai berikut:
01-01-A01-01-01-01-2009 dengan keterangan:
01 : pertama merupakan nomor keaggotaan yang
ditetapkan oleh
Pengurus Besar PMII
A : merupakan kode wilayah masing-masing
PKC/PC
01 :
kedua merupakan nomor keanggotaan yang ditetapkan oleh
PKC
01 :
ketiga merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PC
01 : keempat
merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PK
01 : kelima
merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PR
01 :
keenam merupakan bulan penerbitan KTA 2009 merupakan
tahun penerbitan KTA
e)
Ukuran
Panjang 9 cm dan lebar 4 cm
f)
Tulisan
Menggunakan font
Times New Roman diseluruh bagian KTA
12)
Lambang PMII
Lambang PMII serta
maknanya adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi
13)
Bendera PMII
Bendera PMII adalah
sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi dan dilingkari garis berwarna putih
b.
Pedoman Teknis
1)
Surat
a)
Sebelum proses
pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih
dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan
b)
Agar mempermudah
pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy
atau salinannya buat di file atau di arsip
c)
Dalam pembuatan surat
resmi organisasi yang harus
diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor
surat.Pembatasan pada setiap item kode
atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
d)
Setiap penomoran
surat mengandung 6 item kode (untuk PB) dan 7 item untuk (Pengurus
Koorcab/Cabang) yaitu :
(1)
Nomor Surat
(2)
Tingkat Kepengurusan
(a)
Pengurus Besar
disungkat PB
(b)
Pengurus Koordinator
Cabang disimgkat PKC
(c)
Pengurus Cabang
disingkat PC
(d)
Pengurus Komosariat
disimgkat PK
(e)
Pengurus Rayon
disingkat PR
(3)
Jenis Surat dan Nomor
Urut :
Untuk Pengurus Besar :
(a) Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan
kode: 01
(b) Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat
keputusan, ditandai kode: 02
(c) Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi
dengan pejabat dll, dipakai kode: 03
(d) Eksternal umum adalah surat yang bersifat umum,ditandai
dengan kode: 04.
Untuk Pengurus
Koorcab, Cabang, Komisariat dan Rayon
(a)
Internal, (umum dan
khusus)
dengan kode : 01
(b)
Eksternal ( umum dan
khusus)
dengan kode : 02
(4)
Penandatanganan Surat
Untuk Pengurus Besar
(a)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua Umum dan Sekjen, ditandai dengan kode : A-I
(b)
Jika penandatangan
surat adalah ketua Umum dan Sekjen,ditandai
dengan kode : A-II
(c)
Jika penandatangan
surat adalah ketua Umum dan Sekbid ditandai dengan kode: A-III
(d)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua dan Sekjen ,ditandai dengan kode : B-I
(e)
Jika Penandatangan
surat adalah Ketua dan Wakil Sekjen,ditandai dengan kode: B-II
(f)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua dan Sekbid ditandai dengan kode : B-III
(g)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua Umum dan
Sekjen,Bendahara dan Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
(h)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua Umum,Wakil Sekjen,dan Bendahara/Wakil Bendahara,ditandai
dengan kode : C-II
(i)
Jika penadatangan
surat adalah Ketua, Sekbid dan Bendahara/Wakil Bendahara,ditandai dengan kode :
C-III
(j)
Jika Penanda tangan
surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode : A-0
Untuk Pengurus Koorcab dan Cabang :
(a)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris Umum ditandai dengan kode: A-I
(b)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris, ditandai dengan kode: A-II
(c)
Jika penandatangan
surat Ketua dan Sekretaris Umum, ditandai dengan kode : C-III
(d)
Jika penandatanganan surat
adalah Ketua dan
Sekretaris ditandai dengan kode:
B-II. Khusus yang berkaitan dengan masalah keuangan organisasi :
(e)
Jika penandatangan surat adalah Ketua Umum, Sekretaris Umum dan
Bendahara/ Wakil Bendahara, ditandai dengan kode: C-I
(f)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara/wakil bendahara ditandai dengan
kode: C-II
(g)
Jika Penandatangan
surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode: A-0
Untuk Pengurus Komisariat dan Rayon :
(a)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua dan Sekretaris ,ditandai dengan kode: A-I
(b)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua dan Wakil Sekretaris, ditandai dengan kode: A-II
(c)
Jika penandatangan
surat adalah Wakil Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode: B-I
(d)
Jika penandatangan
surat adalah Wakil Ketua dan wakil Sekretaris
ditandai dengan kode: B-II
(e)
Jika Penanda tangan
surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode: A-0
Khusus yang berkaitan dengan masalah keuangan
organisasi:
(a)
Jika penandatangan
surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara/ Wakil Bendahara ditandadi dengan
kode : C-I
(b)
Jika penandatangan
surat adalah Wakil Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara / Wakil Bendahara ditandai
dengan kode: C-II
5)
Bulan Surat
Kode bulan surat
sesuai dengan bilangan bulan.
6)
Tahun Surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan
tahun dibuatnya surat.
7)
Kode Koorcab/ Cabang
.
Khusus untuk Koorcab dan Cabang mencantumkan kode dan
diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan.
Kemudian untuk Komisariat dan Rayon cukup menentukan kode Cabang yang
bersangkutan.
(a)
Koorcab/Cabang yang
berada di wilayah Sumatera,ditandai dengan kode: U
(b)
Koorcab/Cabang yang
berada di wilayah Jawa dan Madura,ditandai dengan kode: V
(c)
Koorcab/Cabang yang
berada di wilayah Bali dan Nusa Tenggara, ditandai dengan kode: W
(d)
Koorcab/Cabang yang
berada di wilayah Kalimantan ditandai dengan kode: X
(e)
Koorcab/Cabang yang
berada di wilayah Sulawesi ditandai dengan kode: Y
(f)
Koorcab/Cabang yang
berada di wilayah Maluku dan Papua ditandai dengan
kode: Z
Kode Koorcab/Cabang:
|
Kode
|
Pulau
|
Propinsi
|
Nomor
|
|
U
|
Sumatera
|
Sumatera Utara
Nangro Aceh Darussalam
Sumatera selatan
Sumatera Barat
Lampung
Bengkulu
Riau
Bangka Belitung
Kepulauan Riau
Jambi
|
U-01
U-02
U-03
U-04
U-05
U-06
U-07
U-08
U-09
U-10
|
|
V
|
Jawa dan Madura
|
Jawa Tengah
Jawa Barat
DKI Jakarta
Jawa Timur
DI Yogyakarta
Banten
|
V-01
V-02
V-03
V-04
V-05
V-06
|
|
W
|
Bali dan Nusa Tenggara
|
Bali
Nusa Tenggara Barat
Nusa Tenggara Timur
|
W-01
W-02
W-03
|
|
X
|
Kalimantan
|
Kalimantan Barat
Kalimantan Tengah
Kalimantan Selatan
Kalimantan Timur
|
X-01
X-02
X-03
X-04
|
|
Y
|
Sulawesi
|
Sulawesi Selatan
Sulawesi Tenggara
Sulawesi Utara
Sulawesi Tengah
Gorontalo
Sulawesi Barat
|
Y-01
Y-02
Y-03
Y-04
Y-05
Y-06
|
|
Z
|
Maluku dan Papua
|
Maluku
Maluku Utara
Papua
Papua Barat
|
Z-01
Z-02
Z-03
Z-04
|
Contoh nomor surat:
1)
Surat Pengurus Besar
Nomor : 360.PB-XIV.01-234.A-1.09.2009
|
360
|
=
|
Nomor urut surat
keluar sejak awal periode kepengurusan
|
|
PB
|
=
|
Pengurus Besar
|
|
-XVII
|
=
|
Periode ke 17
|
|
01
|
=
|
Jenis surat
internal khusus
|
|
-234
|
=
|
Nomor urut surat
jenis tersebut
|
|
A-I
|
=
|
Ditanda tangani
Ketua Umum dan Sekretaris Jendral
|
|
09
|
=
|
Bulan ditetapkannya
surat
|
|
2009
|
=
|
Tahun pembuatan
surat
|
2)
Surat Pengurus Koordinator Cabang
Nomor : 027.PKC-XII.Y-1.01-018.A-II.12.2009
|
027
|
=
|
Nomor urut surat
keluar sejak awal periode kepengurusan
|
|
PKC
|
=
|
Pengurus
Koordinator Cabang
|
|
-XII
|
=
|
Periode ke 12
|
|
Y-1
|
=
|
Kode wilayah
Sulawesi Selatan
|
|
01
|
=
|
Jenis surat
internal (khusus dan umum)
|
|
-018
|
=
|
Nomor urut surat
jenis tersebut
|
|
A-II
|
=
|
Ditanda tangani
Ketua Umum dan Sekretaris
|
|
12
|
=
|
Bulan ditetapkannya
surat
|
|
2009
|
=
|
Tahun pembuatan
surat
|
3)
Surat Pengurus Cabang
Nomor : 035.PC-XV.W-02.02-022.B-I.12.2009
|
035
|
=
|
Nomor urut surat
keluar sejak awal periode kepengurusan
|
|
PC
|
=
|
Pengurus Cabang
|
|
-XV
|
=
|
Periode ke 15
|
|
W-02
|
=
|
Kode wilayah Nusa
Tenggara Barat
|
|
02
|
=
|
Jenis surat
eksternal (khusus dan khusus)
|
|
022
|
=
|
Nomor urut surat
jenis tersebut
|
|
B-I
|
=
|
Ditanda tangani
Ketua dan Sekretaris Umum
|
|
12
|
=
|
Bulan ditetapkannya
surat
|
|
2009
|
=
|
Tahun pembuatan
surat
|
4)
Surat Pengurus Komisariat
Nomor : 021.PK -XI.Z-03.01-010.B-II.12.2009
|
021
|
=
|
Nomor urut surat
keluar sejak awal periode kepengurusan
|
|
PK
|
=
|
Pengurus Komisariat
|
|
-X
|
=
|
Periode ke 10
|
|
Z-03
|
=
|
Kode wilayah Papua
|
|
01
|
=
|
Jenis surat internal
(khusus dan khusus)
|
|
-010
|
=
|
Nomor urut surat
jenis tersebut
|
|
B-II
|
=
|
Ditanda tangani
wakil ketua dan wakil sekretaris
|
|
12
|
=
|
Bulan ditetapkannya
surat
|
|
2009
|
=
|
Tahun pembuatan
surat
|
5)
Surat Pengurus Rayon
Nomor : 016.PR-IX.X-04.02-007.A-I.01.2002
|
016
|
=
|
Nomor urut surat
keluar sejak awal periode kepengurusan
|
|
PR
|
=
|
Pengurus Komisariat
|
|
-IX
|
=
|
Periode ke 9
|
|
X-04
|
=
|
Kode wilayah
Kalimantan Timur
|
|
02
|
=
|
Jenis surat
eksternal (khusus dan khusus)
|
|
-007
|
=
|
Nomor urut surat
jenis tersebut
|
|
A-I
|
=
|
Ditanda tangani ketua
dan sekretaris
|
|
12
|
=
|
Bulan ditetapkannya
surat
|
|
2009
|
=
|
Tahun pembuatan
surat
|
(g)
Seluruh jenis surat
keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
(h)
Untuk surat
kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana
tercantum pada point 2.2.13 dan 2.2.1.4.
(i)
Penandatanganan
seluruh jenis aurat- surat harus menggunakan tinta warna hitam.
Usulan
peserta: perlu nomor surat kepanitiaan
2)
Stempel
a)
Pembubuhan stempel
organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera
ditengah – tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak
menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
b)
Pengurus yang
berwenang stempel organisasi adalah Ketua Umum atau Sekjend (untuk PB), Ketua Umum
atau Sekretaris Umum (untuk Koorcab/Cabang) dan Ketua atau Sekretaris (untuk
Komisariat dan Rayon).
c)
Pembuatan stempel
kepanitiaan harus mencantumkam lambang PMII disebelah kiri dan tulisan yang
menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan ukuran yang serasi dan
seimbang.
Contoh:
|
2.1. Stempel Pengurus Besar :
2.2 Stempel Pengurus Koorcab :
2.3 Stempel Pengurus Cabang.
 |
2.4 Stempel Pengurus Komisariat
2.5 Stempel Pengurus Rayon
 |
3)
Buku Agenda
a)
Buku agenda berfungsi
untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat
masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu
dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
b)
Buku agenda harus senantiasa
ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika
menerima surat dari instansi lain.
c)
Kolom-kolom yang
terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 7
(tujuh) kolom.
Contoh:
3.1 Agenda surat keluar
|
No
|
No. Surat
|
Tujuan Surat
|
Tgl Surat
|
Hal
|
Ket
|
|
|
Buat
|
Kirim
|
|||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2 Agenda surat masuk
|
No
|
No. Surat
|
Asal Surat
|
Tgl Surat
|
Hal
|
Ket
|
|
|
Buat
|
Datang
|
|||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4)
Buku Kas
a)
Seluruh jenis
kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi,
harus tercatat dalam buku Kas., terdiri atas:
(1)
Buku Harian
(2)
Neraca Bulanan
(3)
Neraca Tahunan
b)
Segala penerimaan
dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana
bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut
saldo.
c)
Pengurus yang
berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil
bendahara, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi.
Contoh:
|
No
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
|
|
|
|
|
d)
Dalam pelaporan
bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi
dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk
kepentingan organisasi.
5)
Buku Inventarisasi
a)
Buku inventarisasi
berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milik organisasi,
agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap
barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu
masa bakti kepengurusan.
b)
Model buku
inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 7 kolom, seperti
berikut ini :
|
No
|
Nama Barang
|
Tahun Pengadaan
|
Merk
|
Jml
|
Keadaan
|
Ket
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
c)
Pengurus yang
berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekjen/sekretaris
Umum/sekretaris disemua tingkatan organisasi.
6)
Papan Nama
a)
Papan nama organisasi
dipasang dengan seizin pihak yang berwenang dinding atau halaman muka kantor
sekretariat atau ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat
organisasi.
b)
Pembuatan papan nama
organisasi dan pemasangannya harus memperhatikan ketentuan.
Contoh:
6.1 Pengurus Besar
6.2 Pengurus Koordinator Cabang :
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah
logo ditulis kode wilayah
6.3 Pengurus Cabang.
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis
kode wilayah
6.4 Pengurus Komisariat
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis
kode wilayah
6.5 Pengurus Rayon
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis
kode wilayah
7)
Jaket
a)
Jaket resmi
organisasi digunakan oleh anggota dan fungsionaris pada acara-acara resmi
organisasi, termasuk didalamnya rapat-rapat pengurus disemua tingkatan
organisasi, serta ketika menghadiri resepsi/acara yang diselenggarakan
organisasi lain.
b)
Penggunaan jaket
secara lengkap dengan peci dan salempang hanya pada acara pelantikan pengurus
disemua tingkatan organisasi, resepsi Harlah dan pada setiap upacara pembukaan
kegiatan organisasi.
c)
Pengurus yang
berwenang menggunakan jaket secara lengkap adalah pengurus harian pada semua
tingkatan organisasi,terutama Ketua Umum dan Sekjend ( untuk PB ),Ketua Umum
dan Sekretaris Umum ( untuk PKC/PC ), Ketua dan Sekretaris untuk Komisariat dan
Rayon.
8)
Peci
a)
Peci organisasi
digunakan pada acara-acara resmi maupun semi untuk menunjukan identitas
organisasi kepada khalayak umum.
b)
Peci organisasi wajib
digunakan bagi para petugas bidang protokol dan atau/ anggota pada setiap
kegiatan disemua tingkat organisasi.
9)
Selempang
a)
Salempang dapat
digunakan bersama dengan atau tanpa jaket. Tapi untuk acara sebagaimana
ketentuan pada pedoman tehnis point b)
harus dengan jaket.
b)
Jika salempang akan
dikenakan,maka sisi bagian luar adalah yang berwarna biru tua dan sisi bagian
dalam adalah biru 73 muda. Kemudian pada pertemuan kedua ujung salempang
diletakkan lencana besar PMII.
10)
Lencana
a)
Lencana organisasi
dapat digunakan pada peci, baju dan benda lainnya ,yang bertujuan menunjukan
identitas pada khalayak umum.
b)
Peneggunaan lencana
besar disematkan pada jaket atau salempang dan lencana kecil – pada peci atau baju diatas dada sebelah kiri.
11)
Kartu Tanda Anggota
a)
KTA diberikan setelah
mengikuti MAPABA dan dinyatakan lulus dan sudah dibaiat sebagai anggota PMII.
b)
KTA digunakan dalam
acara-acara resmi organisasi apabila dibutuhkan misalnya seperti kongres,
muspim dan lain sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benar-benar
anggota PMII.
3.
PENUTUP
a.
Pedoman
penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi sebagai mana
mestinya,jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi
berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sungguh-sungguh.
b.
Hal-hal yang belum
terjangkau dalam pedoman ini,akan diatur kemudian oleh Pengurus Besar
0 komentar:
Posting Komentar